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ऑफिस नोट को ध्यानपूर्वक पढ़ने की आदत विकसित करें : मेघराज शर्मा


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कुरुक्षेत्र विश्वविद्यालय के फैकल्टी लॉज में कुवि में कार्यरत क्लर्कों के लिए आयोजित रिफ्रेशर कोर्स के दूसरे दिन फैकल्टी लॉज में बतौर मुख्य वक्ता विजिलैंस विभाग से सेवानिवृत्त ऑफिसर मेघराज शर्मा ने संबोधित किया। उन्होंने कहा कि ऑफिस नोट को ध्यानपूर्वक पढ़ने की आदत विकसित करनी चाहिए क्योंकि इससे नोटिस बनाते समय गलती होने की कम संभावना रहती है। उन्होंने कहा कि कोई भी फाइल किसी दूसरे कार्यालय में भेजने से पहले उसे मूवमेंट रजिस्टर में दर्ज करें। इसके साथ ही व्यक्तिगत डायरी में भी इसका ब्यौरा दर्ज किया जा सकता है, जिससे समय पड़ने पर तुरंत फाईल की मूवमेंट का पता चल सके।
उन्होंने बताया कि नोट पैराग्राफ में दिया जाना चाहिए व उस पर पूर्ण हस्ताक्षर के साथ दिनांक, माह व वर्ष अंकित किया जाना चाहिए। उन्होंने कहा कि मौखिक चर्चा को भी फाइल में दर्ज किया जाना चाहिए। नोटिंग का प्रत्येक पृष्ठ क्रमांकित हो, नोटिंग में विषय से संबंधित स्पष्टता, पूर्णता, संक्षिप्तता एवं अर्थ पूर्णता होनी आवश्यक है। नोटिंग में किसी भी बात को बार-बार नहीं दोहराना चाहिए व नोटिंग बनाने के बाद उसे दोबारा ध्यानपूर्वक पढ़ना भी चाहिए। इसके साथ ही उन्होंने ऑफिस मीटिंग की कार्यवाही के बारे में बताया कि किसी अध्यक्षता में बैठक हुई, स्थान, उपस्थित ऑफिसर, पिछली बैठक का हवाला, प्रस्तावों में क्या संशोधन हुआ तथा बैठक में प्रस्तावित निर्णय के बारे में विवरण दिया जाता है।
उन्होंने अच्छी नोटिंग की अनिवार्यता के लिए नोट का संक्षिप्त होना, मुख्य बिंदु पर केंद्रित, नियमों का उल्लेख, उचित पैराग्राफ में विभाजित, अवलोकन एवं अधिकृत नोटिंग शीट पर विषय को दर्ज करना जरूरी है।
रिफ्रेशर कोर्स के नोडल ऑफिसर व परीक्षा नियंत्रक डॉ. अंकेश्वर प्रकाश ने बताया कि रिफ्रेशर कोर्स के पहले बैच में 100 क्लर्कों को प्रशिक्षण दिया जा रहा है। उन्होंने कहा कि नोटिंग एवं ड्राफ्टिंग से किसी भी कार्यालय के काम की शुरुआत होती है। अत: ऐसे महत्वपूर्ण विषय को विश्वविद्यालय में कार्यरत कर्मचारियों को इसका प्रशिक्षण देना बहुत आवश्यक है। कोर्स कोऑर्डिनेटर डॉ. सुनील ढुल ने ऑफिस कार्यों के लिए कर्मचारियों का अप-टू-डेट रहना बहुत आवश्यक है। इस रिफ्रेशर कोर्स में मंच का संचालन वर्षा ने किया। रिफ्रेशर कोर्स के आयोजन में स्थापना शाखा के सहायक मनदीप शर्मा, लिपिक वर्षा, सौरभ दहिया व मोहित शारदा ने सहयोग किया।

कुरुक्षेत्र विश्वविद्यालय के फैकल्टी लॉज में कुवि में कार्यरत क्लर्कों के लिए आयोजित रिफ्रेशर कोर्स के दूसरे दिन फैकल्टी लॉज में बतौर मुख्य वक्ता विजिलैंस विभाग से सेवानिवृत्त ऑफिसर मेघराज शर्मा ने संबोधित किया। उन्होंने कहा कि ऑफिस नोट को ध्यानपूर्वक पढ़ने की आदत विकसित करनी चाहिए क्योंकि इससे नोटिस बनाते समय गलती होने की कम संभावना रहती है। उन्होंने कहा कि कोई भी फाइल किसी दूसरे कार्यालय में भेजने से पहले उसे मूवमेंट रजिस्टर में दर्ज करें। इसके साथ ही व्यक्तिगत डायरी में भी इसका ब्यौरा दर्ज किया जा सकता है, जिससे समय पड़ने पर तुरंत फाईल की मूवमेंट का पता चल सके।

उन्होंने बताया कि नोट पैराग्राफ में दिया जाना चाहिए व उस पर पूर्ण हस्ताक्षर के साथ दिनांक, माह व वर्ष अंकित किया जाना चाहिए। उन्होंने कहा कि मौखिक चर्चा को भी फाइल में दर्ज किया जाना चाहिए। नोटिंग का प्रत्येक पृष्ठ क्रमांकित हो, नोटिंग में विषय से संबंधित स्पष्टता, पूर्णता, संक्षिप्तता एवं अर्थ पूर्णता होनी आवश्यक है। नोटिंग में किसी भी बात को बार-बार नहीं दोहराना चाहिए व नोटिंग बनाने के बाद उसे दोबारा ध्यानपूर्वक पढ़ना भी चाहिए। इसके साथ ही उन्होंने ऑफिस मीटिंग की कार्यवाही के बारे में बताया कि किसी अध्यक्षता में बैठक हुई, स्थान, उपस्थित ऑफिसर, पिछली बैठक का हवाला, प्रस्तावों में क्या संशोधन हुआ तथा बैठक में प्रस्तावित निर्णय के बारे में विवरण दिया जाता है।

उन्होंने अच्छी नोटिंग की अनिवार्यता के लिए नोट का संक्षिप्त होना, मुख्य बिंदु पर केंद्रित, नियमों का उल्लेख, उचित पैराग्राफ में विभाजित, अवलोकन एवं अधिकृत नोटिंग शीट पर विषय को दर्ज करना जरूरी है।

रिफ्रेशर कोर्स के नोडल ऑफिसर व परीक्षा नियंत्रक डॉ. अंकेश्वर प्रकाश ने बताया कि रिफ्रेशर कोर्स के पहले बैच में 100 क्लर्कों को प्रशिक्षण दिया जा रहा है। उन्होंने कहा कि नोटिंग एवं ड्राफ्टिंग से किसी भी कार्यालय के काम की शुरुआत होती है। अत: ऐसे महत्वपूर्ण विषय को विश्वविद्यालय में कार्यरत कर्मचारियों को इसका प्रशिक्षण देना बहुत आवश्यक है। कोर्स कोऑर्डिनेटर डॉ. सुनील ढुल ने ऑफिस कार्यों के लिए कर्मचारियों का अप-टू-डेट रहना बहुत आवश्यक है। इस रिफ्रेशर कोर्स में मंच का संचालन वर्षा ने किया। रिफ्रेशर कोर्स के आयोजन में स्थापना शाखा के सहायक मनदीप शर्मा, लिपिक वर्षा, सौरभ दहिया व मोहित शारदा ने सहयोग किया।

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